TMS là gì? Giải pháp quản lý công tác hiện đại giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc tối ưu chi phí và chuyển đổi số, việc quản lý công tác trở thành một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành. Tuy nhiên, quá trình đặt dịch vụ, kiểm soát chi phí, quản lý hóa đơn và đối soát trong các chuyến đi công tác thường gặp rất nhiều bất cập khi thực hiện theo cách thủ công hoặc thông qua các đại lý truyền thống.

Đó chính là lý do TMS – Travel Management System (Hệ thống quản lý công tác) ra đời, trở thành một công cụ không thể thiếu trong bộ máy vận hành hiện đại của doanh nghiệp.

1. TMS là gì?

TMS (Travel Management System) là hệ thống quản lý công tác dành riêng cho doanh nghiệp, tích hợp các chức năng đặt vé máy bay, khách sạn, vận chuyển, lập kế hoạch công tác, kiểm soát ngân sách, phê duyệt, thanh toán và báo cáo… trên một nền tảng duy nhất.

TMS không chỉ hỗ trợ bộ phận hành chính – nhân sự, mà còn mang lại hiệu quả rõ rệt cho các phòng ban như kế toán, tài chính, quản trị, cũng như giúp ban lãnh đạo nắm bắt tổng thể chi phí và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác.

2. Những khó khăn doanh nghiệp gặp phải khi quản lý công tác truyền thống

Trước khi có TMS, nhiều doanh nghiệp vẫn đang vận hành quy trình công tác theo kiểu truyền thống: đặt dịch vụ qua đại lý, tổng hợp hóa đơn thủ công, xử lý thanh toán rời rạc… Điều này dẫn đến nhiều hệ lụy:

• ⏳ Thời gian xử lý lâu: Một chuyến công tác thường mất 2–3 ngày để đặt xong vé, phòng, xe, chưa kể các điều chỉnh phát sinh.

• ❌ Không minh bạch giá: Khó kiểm tra giá tốt nhất, dễ bị chênh lệch giữa báo giá và thực tế.

• 🧾 Hóa đơn rời rạc, dễ thất lạc: Kế toán mất công tổng hợp, đối chiếu thủ công.

• 📉 Không kiểm soát được ngân sách công tác: Không biết mỗi bộ phận tiêu bao nhiêu, có vượt hạn mức hay không.

• 🤯 Thiếu sự chủ động: Người đi công tác bị phụ thuộc vào bên đặt dịch vụ, thiếu linh hoạt trong thay đổi.

3. TMS của Vntrip – Giải pháp công nghệ toàn diện do người Việt phát triển

🔧 Công nghệ linh hoạt – Giao diện thân thiện

TMS do Vntrip phát triển là hệ thống 100% chủ động trên nền tảng Web/App, cho phép người dùng dễ dàng:

• Tìm kiếm và đặt vé máy bay, khách sạn, xe nội địa/quốc tế chỉ trong vài phút

• Tự lập kế hoạch, xin phê duyệt công tác, theo dõi đơn hàng theo thời gian thực

• Xuất hóa đơn, tổng hợp báo cáo chi phí mọi lúc, mọi nơi

📡 Kết nối trực tiếp – Không qua trung gian

TMS được kết nối API trực tiếp với:

• 900+ hãng hàng không (nội địa & quốc tế)

• 1.000.000+ khách sạn trên toàn cầu

• Hệ thống vận chuyển đa dạng: xe hợp đồng, xe liên tỉnh, vé tàu, vé xe khách…

Điều này giúp giá luôn tốt nhất, cập nhật theo thời gian thực, minh bạch và không có phí ẩn.

4. Các tính năng nổi bật của TMS

✅ Đặt dịch vụ dễ dàng – nhanh chóng

TMS giúp nhân sự tự đặt vé, khách sạn, xe… chỉ với vài thao tác. Không còn chờ đợi, không phụ thuộc. Toàn bộ thao tác thực hiện chủ động 100%.

✅ Quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu công tác

• Giao diện quản lý tất cả đơn hàng trên một nền tảng duy nhất

• Dễ dàng tra cứu lịch sử, chi tiết từng chuyến đi

• Gắn chi phí theo từng bộ phận, nhân sự, dự án

✅ Kiểm soát ngân sách chặt chẽ

• Thiết lập hạn mức công tác theo vị trí, phòng ban

• Phê duyệt tự động hoặc theo cấp bậc

• So sánh chi phí theo từng tháng/quý/năm

✅ Báo cáo & đối soát theo thời gian thực

• Dashboard trực quan

• Xuất báo cáo chi tiết theo yêu cầu

• Hóa đơn VAT điện tử 100%, dễ dàng đối chiếu

✅ Chính sách công nợ linh hoạt

• Cho phép doanh nghiệp đối soát và thanh toán sau 45 ngày

• Hạn mức công nợ lên đến 2 tỷ đồng/tháng

• Chính sách chiết khấu hấp dẫn theo doanh số

5. Tính bảo mật – Nền tảng vững chắc của TMS

TMS của Vntrip được xây dựng với tiêu chuẩn bảo mật quốc tế:

• 🔒 Chứng nhận ISO 27001

• 💾 Lưu trữ dữ liệu trên Amazon & Viettel IDC

• 🔐 Mã hóa dữ liệu, phân quyền người dùng rõ ràng

• 🛠 Định kỳ kiểm định hệ thống bởi bên thứ ba mỗi 6 tháng

Đảm bảo an toàn tuyệt đối cho thông tin nhân sự, tài chính và chiến lược công tác của doanh nghiệp.

6. Hiệu quả thực tế khi áp dụng TMS

Theo khảo sát từ hơn 1.500 doanh nghiệp đang sử dụng TMS:

• ⏱ Tiết kiệm 2–3 ngày làm việc cho mỗi chuyến công tác

• 💰 Cắt giảm chi phí lên đến 35% so với phương pháp truyền thống

• 🧠 Giảm gánh nặng cho bộ phận hành chính – kế toán

• 😊 Tăng mức độ hài lòng của nhân viên khi đi công tác

“Từ ngày dùng TMS, mình không còn phải chạy deadline vì hóa đơn thiếu. Cả kế toán lẫn sếp đều dễ thở hơn hẳn!” – Chị Hương, Trưởng phòng hành chính chia sẻ.

7. TMS phù hợp với doanh nghiệp nào?

• Doanh nghiệp vừa và lớn có nhiều chuyến công tác hàng tháng

• Doanh nghiệp cần quản lý tập trung, minh bạch chi phí

• Doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quy trình phê duyệt – thanh toán

• Các công ty trong lĩnh vực FMCG, tài chính, công nghệ, sản xuất, ngân hàng…

8. Kết luận: TMS – Chìa khóa chuyển đổi số quy trình công tác

Trong thời đại số hóa, việc tiếp tục sử dụng phương pháp đặt dịch vụ thủ công, không kiểm soát chi phí rõ ràng, sẽ khiến doanh nghiệp bị chậm nhịp so với thị trường.

TMS không chỉ là một công cụ đặt vé – mà là một hệ thống quản trị toàn diện, giúp doanh nghiệp vận hành thông minh hơn, hiệu quả hơn và tiết kiệm hơn.

🔗 Tìm hiểu thêm và trải nghiệm TMS miễn phí tại: https://www.vntrip.vn