Quản lý nhân viên từ xa khi work from home sao cho hiệu quả?

Work from home hiệu quả không chỉ đòi hỏi mỗi cá nhân phải thích nghi nhanh với điều kiện làm việc mới mà còn nằm ở cách quản lý của đội ngũ quản lý. Hãy cùng Vntrip khám phá các chiến lược sau đây để nâng cao hiệu quả quản lý nhân viên từ xa nhé.

Đại dịch Covid đã khiến “work from home” trở thành xu thế làm việc không chỉ trên thế giới mà còn ở các doanh nghiệp Việt Nam. Làm việc tại nhà mang lại rất nhiều lợi ích cho cả nhân viên lẫn công ty. Tuy nhiên nếu cấp trên không biết cách quản lý nhân viên từ xa sao cho hiệu quả thì sẽ rất khó để hoàn thành công việc được giao.

“Work from home” là gì?

Cụm từ “work from home” còn có tên gọi khác là “remote working”, ám chỉ việc để cho nhân viên làm việc tại nhà, không cần có mặt tại văn phòng hay công ty.

Tại các quốc gia phát triển, mô hình làm việc từ xa rất phổ biến và được mọi người ưa thích nhờ vào sự thoải mái về thời gian làm việc. Đặc biệt hiện nay, trong thời buổi dịch COVID-19 đang hoành hành, đa số các công ty, doanh nghiệp đều tạo điều kiện để nhân viên được làm việc tại nhà.

Work from home – xu hướng làm việc mới trong thời kỳ đại dịch

Ưu và nhược điểm của hình thức work from home

Sau đây là những mặt ưu điểm và nhược điểm của hình thức làm việc tại nhà:

Ưu điểm:
Tiết kiệm chi phí

Đây chắc hẳn là một trong những ưu điểm lớn nhất của hình thức “work from home”. Nhân viên không phải tới công ty đồng nghĩa với việc công ty có thể tiết kiệm được các khoản chi phí về điện, nước, phụ cấp bữa ăn, phụ cấp xăng xe cùng rất nhiều khoản phí khác. Ngược lại, về phía nhân viên, họ cũng có thể tiết kiệm được chi phí đi lại và tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.

Tăng năng suất làm việc

Khi tinh thần thoải mái thì hiệu suất và năng suất làm việc của con người cũng sẽ tăng theo

Tại sao làm việc từ xa lại giúp tăng năng suất làm việc? Theo một số nghiên cứu cho biết, khi làm việc tại nhà, nhân viên ít phải chịu áp lực công việc hơn. Khi tinh thần thoải mái thì họ có thể tập trung làm việc tốt hơn, từ đó giúp tăng năng suất làm việc một cách đáng kể.

Bảo đảm an toàn sức khỏe cho mọi người

Như chúng ta có thể thấy, trong thời buổi dịch bệnh COVID-19 như hiện nay, việc tập trung đông người tại nơi làm việc là một điều vô cùng nguy hiểm tới sức khỏe của mọi người. Do đó, để giảm thiểu rủi ro, việc để cho nhân viên work from home là một chiến lược có tầm nhìn xa và hiệu quả.

Nhược điểm:

Không có sự tương tác giữa lãnh đạo và nhân viên

Làm việc tại nhà rất khó để lãnh đạo và nhân viên có thể bàn bạc công việc nhanh chóng và dễ dàng, do đó dẫn đến khó khăn trong việc hoàn thành công việc đúng hạn.

Khó tập trung khi làm việc

Môi trường làm việc tại công ty luôn là môi trường làm việc chuyên nghiệp và nghiêm chỉnh. Do đó, khi phải làm việc tại nhà, nơi môi trường làm việc sơ sài, thiếu sự chuyên nghiệp, nhân viên sẽ rất khó để tập trung. Đối với những người có con nhỏ thì “work from home” là một bài toán vô cùng nan giải vì họ không chỉ phải chăm con, nấu cơm mà còn phải tập trung hoàn thành công việc đúng hạn.

Môi trường làm việc từ xa tồn tại nhiều yếu tố gây mất tập trung trong công việc

Cấp trên khó quản lý từ xa

Thử tưởng tượng khi còn ở công ty, bạn có thể theo dõi xem liệu nhân viên có đi làm đúng giờ hay không, có thực hiện đúng tác phong công ty hay không, có đang làm việc hay không. Thế nhưng khi nhân viên làm việc từ xa, bạn hoàn toàn không thể nắm bắt được những điều trên.

Những chiến lược quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả

“Cải tiến” phương pháp quản lý

Làm việc từ xa khác hẳn so với làm việc tại văn phòng. Do đó, cấp trên cũng cần phải thay đổi phương thức quản lý của mình đối với nhân viên. Đừng nên giám sát “kè kè” nhân viên 24/7, lúc nào cũng kiểm tra xem liệu họ có đang làm việc hay không. Cách quản lý đó đã quá lỗi thời và không đem lại hiệu quả cao.

Thay vào đó, hãy để nhân viên của bạn được làm việc một cách chủ động và tự giác. Thay vì giám sát công việc của họ quá chặt chẽ thì hãy thường xuyên thăm hỏi, động viên xem liệu họ có gặp khó khăn hay có cần giúp đỡ hay không.

Hãy linh hoạt trong việc quản lý thời gian làm việc và tác phong của nhân viên

Bên cạnh đó, việc thực hiện tác phong, đồng phục chuyên như tại công ty là điều không cần thiết. Môi trường làm việc tại nhà phải là môi trường làm việc thoải mái, không gò bó. Đừng yêu cầu nhân viên của bạn phải làm việc theo giờ giấc công sở hay phải mặc đồng phục công sở khi work from home. Hãy để họ được thả lỏng về tinh thần, miễn là họ vẫn hoàn thành công việc đúng kỳ hạn và mục tiêu đặt ra.

Theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên

Nếu không theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên, bạn sẽ không thể biết được mức độ hoàn thành công việc của họ đã đến đâu, có đạt chỉ tiêu đề ra hay không. Do đó, việc thường xuyên theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên là một điều hết sức cần thiết.

Bạn có thể thiết lập một ứng dụng chung để kết nối và quản lý toàn bộ nhân viên của mình. Trong trang ứng dụng chung này, hãy lập kế hoạch cụ thể từng công việc và kỳ hạn hoàn thành. Đừng quên nhắc nhở nhân viên tạo thói quen kiểm tra trang ứng dụng để cập nhật các công việc mà mình được giao và báo cáo tiến độ hoàn thành công việc của mình.

Phân chia công việc hợp lý, phù hợp với từng cá nhân

Mỗi cá nhân sẽ có những sở trường và sở đoản riêng. Việc phân chia công việc sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới hiệu suất và tiến độ làm việc của nhân viên. Hãy phân chia công việc sao cho vừa đủ, không quá nhiều, phù hợp với năng lực và chuyên môn cũng như sở thích của từng người.

Đừng chỉ áp đặt họ làm những việc mà họ không thích vì sẽ khiến cho nhân viên cảm thấy nhàm chán, mệt mỏi, không thể hoàn thành công việc theo đúng kỳ vọng của lãnh đạo. Cũng đừng giao cho họ những công việc quá khó, vượt xa khả năng và chuyên môn mà họ có thể hoàn thành. Hãy là một người lãnh đạo thông thái, có cái nhìn bao quát và khách quan.

Phân chia công việc đúng đắn và hợp lý giúp nhân viên hoàn thành công việc nhanh chóng và dễ dàng

Đặt ra mục tiêu và thời hạn hoàn thành công việc rõ ràng

Khi làm việc tại nhà, chúng ta thường có xu hướng trì hoãn công việc. Nếu không đặt ra mục tiêu và thời hạn hoàn thành cụ thể, nhân viên sẽ cảm thấy thiếu động lực, từ đó dẫn đến chểnh mảng và lơ là trong công việc.

Do đó, là một người quản lý chuyên nghiệp, bạn phải biết cách đặt ra mục tiêu hoạt động cụ thể, lên kế hoạch công việc rõ ràng và phân chia cho nhân viên để hoàn thành công việc theo đúng kỳ hạn đặt ra. Nếu cần thiết, hãy tổ chức các buổi gặp mặt trực tuyến để bàn bạc công việc và trao đổi thông tin được dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Biết cách lắng nghe và thấu hiểu

Là một người quản lý, điều đầu tiên bạn cần phải học chính là học cách lắng nghe và thấu hiểu. Lắng nghe những gì nhân viên báo cáo, lắng nghe những khó khăn, thách thức mà họ gặp phải trong công việc, lắng nghe những đề xuất, ý tưởng của họ.

Ngoài những giây phút làm việc căng thẳng, bạn nên chủ động thăm hỏi nhân viên, trò chuyện với họ về cuộc sống thường ngày. Đừng chỉ là một người lãnh đạo cứng nhắc mà hãy cố gắng trở thành một người bạn của nhân viên, luôn biết cách lắng nghe và thấu hiểu cảm xúc của họ.

Có như vậy, bạn mới có thể nắm bắt được tình hình chung và tạo dựng mối liên kết ngày càng gắn bó hơn với cấp dưới của mình.

Xây dựng các mối quan hệ và sẵn sàng hỗ trợ nhân viên khi cần

Một trong những khó khăn khi phải làm việc tại nhà chính là sự thiếu tương tác trực tiếp. Bạn không thể gặp mặt nhân viên hằng ngày để trò chuyện, trao đổi công việc trực tiếp như trước kia.

Do đó, hãy tận dụng triệt để các kênh giao tiếp trực tuyến để tiếp cận với tất cả nhân viên và kịp thời hỗ trợ khi cần thiết. Hãy đảm bảo rằng bạn luôn kết nối với tất cả mọi người để đảm bảo tính liên kết giữa cấp trên và cấp dưới trong công ty.

Đừng tiếc những lời khen ngợi, động viên nhân viên

Nhân viên có làm việc vui vẻ, tích cực thì doanh nghiệp mới hoạt động và phát triển hiệu quả được. Là một người quản lý, bạn đừng tiếc những lời khen ngợi và động viên nhân viên của mình. Hãy biết cách tạo động lực để họ có thể cống hiến hết sức mình cho công việc.

Nhân viên dễ mất động lực làm việc nếu bị trách phạt hay không được khen ngợi khi hoàn thành tốt công việc

Work from home tuy có nhiều ưu điểm, xong khuyết điểm lớn nhất chính là sự nhàm chán về lâu dài. Nhiều người cảm thấy bị mất động lực, không có hứng thú với công việc hiện tại của mình. Là một người quản lý, bạn nên tìm cách để khen ngợi, động viên nhân viên của mình.

Hãy cố gắng giúp họ tìm lại niềm vui trong công việc, khiến cho họ cảm thấy công việc mà họ đang làm mang lại nhiều ý nghĩa cho xã hội và cho chính bản thân họ.

Khen thưởng và kỷ luật đúng mực

Dù có làm việc trực tiếp hay làm việc online thì bạn vẫn nên duy trì các chính sách khen thưởng và kỷ luật. Có như vậy, nhân viên mới cảm thấy mình vẫn đang làm việc thật sự, chỉ là làm việc từ xa mà thôi.

Bạn có thể đề xuất tăng lương hoặc cộng thưởng đối với những nhân viên hoàn thành mục tiêu đúng hạn hoặc vượt chỉ tiêu, có các sáng kiến, ý tưởng độc đáo, có đóng góp lớn cho công ty…

Ngược lại, với những ai chậm tiến độ, sơ suất trong công việc, bạn không nên kỷ luật quá khắt khe vì sẽ làm ảnh hưởng đến tinh thần và năng suất làm việc của họ.

Tận dụng các công cụ quản lý nhân viên khi work from home

Hiện nay, ngoài email, facebook hay zalo ra thì còn rất nhiều các ứng dụng hay ho mà chúng ta có thể sử dụng để kết nối với nhân viên. Để phục vụ cho mục đích họp mặt đông người, bạn có thể sử dụng Skype hoặc Zoom Meeting. Để trao đổi thông tin công việc, trao đổi tài liệu, bạn có thể cân nhắc đến Google Drive Dopbox.

Đây đều là những ứng dụng phổ biến, dễ sử dụng, mang lại hiệu quả cao trong quá trình quản lý nhân viên làm việc từ xa.

Biết cách tận dụng công nghệ vào công việc là một trong những bước quan trọng để quản lý nhân viên từ xa

Và trên đây là tất cả những chiến lược quản lý nhân viên hiệu quả khi work from home mà Vntrip muốn chia sẻ tới các bạn – những nhà quản lý tài ba. Qua đó hy vọng các bạn đã phần nào rút ra được cho mình những thông tin bổ ích và những cách quản lý nhân viên hiệu quả trong thời đại công nghệ 4.0 này.