Những điều cần chuẩn bị để bắt đầu làm việc tại nhà

Làm việc tại nhà là hình thức không quá xa lạ đối với nhiều người, đặc biệt với là đối với những bạn freelancer (làm việc tự do). Tuy nhiên, đối với nhiều người vốn đã có thói quen làm việc tại văn phòng với giờ làm việc hành chính thì việc thay đổi không gian làm việc đột ngột qua làm việc từ xa tại nhà đúng là một thử thách không hề nhỏ, gây không ít hoang mang và lúng túng. Vậy, bắt đầu làm việc tại nhà cần chuẩn bị những gì để dễ dàng thích nghi và đảm bảo cân bằng giữa công việc – cuộc sống? Cùng Vntrip tìm hiểu ngay dưới đây nhé!

1. Ánh sáng

Ánh sáng là một trong những yếu tố đầu tiên và quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Không chỉ vậy, một vài nghiên cứu còn cho thấy, những người làm việc ở nơi có nhiều ánh sáng, nhất là ánh sáng tự nhiên sẽ có chất lượng giấc ngủ tốt hơn, hoạt động thể chất nhiều hơn và chất lượng cuộc sống tốt hơn. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng không gian làm việc tại nhà của bạn đầy đủ ánh sáng nhé. Đơn giản nhất và tiết kiệm chi phí nhất đó chính là chọn góc làm việc ở ngay bên cạnh cửa sổ, ánh sáng tự nhiên giúp giảm thiểu tối đa sự mỏi và đau mắt khi ngồi làm, tinh thần, hiệu suất làm việc cũng được cải thiện một cách đáng kể.

Đảm bảo không gian là việc có đầy đủ ánh sáng. Hình: Sưu tầm

Nếu bạn không thể bố trí bàn làm việc cạnh cửa sổ, bạn có thể sử dụng các loại đèn quang phổ, đèn bàn làm việc để thay thế. Chúng sẽ cung cấp nguồn ánh sáng rõ nét, lý tưởng để đọc và làm công việc đòi hỏi độ chính xác cao. Hơn nữa, những bóng đèn này có cùng nhiệt độ cân bằng với ánh sáng ban ngày tự nhiên và an toàn đối với đôi mắt của bạn.

2. Bàn ghế làm việc theo tiêu chuẩn

Bàn ghế chắc chắn se là dụng cụ chính phục vụ bạn khi làm việc. Khi lựa chọn bàn làm việc, bạn nên dựa vào nhiều yếu tố như diện tích không gian, vị trí đặt bàn, lượng đồ cần lưu trữ. Yêu cầu tối thiểu của bàn làm việc phải là đem đến không gian làm việc rộng vừa đủ cho chủ sở hữu khi sử dụng. Bạn có thể lựa chọn một chiếc bàn có thể linh động điều chỉnh chiều cao để tư thế làm việc giúp ngăn ngừa các bệnh liên quan đến cột sống hay các mẫu bàn làm việc truyền thống, có ngăn kéo hoặc ngăn mở chứa đồ tùy thuộc vào nhu cầu của bản thân nhé.

Bàn ghế làm việc đạt tiêu chuẩn, tạo cảm giác thoải mái. Hình: Sưu tầm

Còn đối với ghế làm việc, bạn nên chọn ghế có lưng êm và có độ cao vừa phải để phù hợp với thể chất của bạn, đừng chọn ghế quá thấp, bạn sẽ không cảm thấy thoải mái khi phải ngồi làm việc cả ngày. Nếu được, hãy chọn lưng ghế đàn hồi để có thể ngã ra sau nghỉ ngơi.

3. Đường truyền Internet ổn định

Để làm việc từ xa bạn cần phải đảm bảo kết nối với một mạng Wi-Fi ổn định và an toàn. Sự chậm trễ về hệ thống mạng internet không chỉ khiến công việc bị chậm tiến độ, gây bực bội mà còn tạo cơ hội để bạn phân tâm bởi những thứ khác, ảnh hưởng đến năng suất làm việc. Bởi vậy trước khi bắt đầu làm làm viẹc ở nhà bạn cần phải kiểm tra lại gói cước, đo tốc độ Internet thực tế trong nhà và có những thay đổi phù hợp.

Đảm bảo đường truyền Internet ổn định. Hình: Sưu tầm

Ngoài ra, để đề phòng kết nối internet của bạn bị gián đoạn, hãy chuẩn bị sẵn một thiết bị phát wifi dự phòng. Cấu tạo của cục wifi dự phòng rất nhỏ gọn, không cần dây cắm, hoạt động nhờ pin, để sử dụng được thiết bị này, bạn chỉ cần sắm thêm 1 chiếc thẻ sim 3G/4G cắm vào, chờ nó nhận sóng và phát wifi.

4. Phần mềm, công cụ hỗ trợ

Khi làm việc tại nhà, việc trao đổi qua email hay các ứng dụng nhắn tin là điều bắt buộc. Bởi vậy, để làm việc tại nhà một cách hiệu quả máy tính của bạn cần phải cài những phần mềm làm việc online chuyên biệt để quản lý, thống kê, báo cáo công việc hàng ngày. Bạn phải cài đúng phần mềm công ty sử dụng.

Cài đặt các phần mềm, công cụ hỗ trợ công việc. Hình: Sưu tầm

Một số công cụ hỗ trợ tốt cho công việc có thể kể đến là Slack.com – ứng dụng quản lý truyền thông cho phép bạn tạo các kênh nhóm cho mọi bộ phận, gửi tin nhắn trực tiếp qua các kênh đó; Dropbox.com – công cụ chia sẻ tập tin vô cùng phổ biến, cho phép bạn tạo tệp tất cả các tài liệu và báo cáo của mình, sau đó lựa chọn cấp quyền truy cập, chia sẻ cho những người khác; Bộ công cụ trực tuyến G Suite (Google Drive, Google Docs, Google Sheets) – giúp bạn có thể linh hoạt gửi file báo cáo, file cập nhật dữ liệu, để mọi người review công việc cho nhau, … hoặc cùng nhau trao đổi ý kiến trong cuộc họp online,…

5. Tai nghe, loa

Một trong những yếu tố gây xao lãng, gây ảnh hưởng đến công việc đó là không gian làm việc quá ồn ào. Tai nghe chính là “cứu cánh” hữu hiệu nhất giúp bạn không bị mất tập trung vì những âm thanh phức tạp bên ngoài. Hãy chuẩn bị cho mình một tai nghe khử tiếng ồn tốt, không chỉ dùng để nghe nhạc mà còn để tham gia các buổi họp trực tuyến.

Âm nhạc giúp bạn giải tỏa bớt căng thẳng. Hình: Sưu tầm

Ngoài ra, chuẩn bị bộ loa phát những bản nhạc không lời cũng là một cách hiệu quả. Một bản nhạc không lời sẽ giúp cho tinh thần của bạn thư giãn hơn rất nhiều khi đang gặp căng thẳng trong lúc làm việc. Não bộ sẽ tự động kích hoạt giải tỏa các chất dẫn truyền xung thần kinh tạo cảm giác sảng khoái, giúp bạn tập trung tốt hơn. Đặc biệt là trong những công việc mang tính chất lặp đi lặp lại, nghe một bản nhạc hay sẽ giúp cho bạn lên tinh thần hơn, công việc trở nên thú vị hơn, từ đó tốc độ làm việc được cải thiện và tránh mắc phải những sai lầm trong quá trình làm việc. Tuy vậy, nên mở khoảng 20-30% âm lượng và đặt loa ở xa sẽ cho kết quả tốt hơn trong việc tập trung.

6. Bộ lưu điện

Mất điện luôn là nguyên nhân khiến nhiều người khó chịu khi làm việc tại nhà. Bởi vì bạn sẽ không kịp lưu lại số tài liệu đang dang dở của mình, đặc biệt là khi bạn sử dụng máy tính để bàn. Để giữ cho dữ liệu của bạn an toàn trong trường hợp điện bị mất đột ngột, sử dụng bộ lưu điện là cách tốt nhất.

Bộ lưu điện. Hình: Sưu tầm

Bộ lưu điện là một thiết bị lưu trữ điện năng dự phòng, đóng vai trò cung cấp điện năng trong khoảng thời gian tương ứng với công suất thiết kế nhằm duy trì hoạt động của thiết bị điện không bị gián đoạn khi điện lưới gặp sự cố. Điều này sẽ giúp cho bạn đủ thời gian để lưu công việc, tắt máy tính một cách an toàn. Ngoài ra, bộ lưu điện này còn có công dụng giúp ổn điện điện áp, ổn tần, chống xung, lọc nhiễu cho các thiết bị, giúp các thiết bị của bạn hoạt động trơn tru dù trong trường hợp nguồn điện chập chờn, chất lượng kém.

7. Thời gian biểu làm việc

Để công việc diễn ra trôi chảy, thuận lợi, mỗi tối trước khi đi ngủ, bạn cần dành khoảng 10 – 15 phút lên kế hoạch cho ngày mới. Việc kiểm tra, phân bổ các đầu việc hợp lý sẽ tạo nên cái nhìn tổng quan rõ ràng, khoa học. Bên cạnh đó, thay vì cố gắng hoàn thành quá nhiều nhiệm vụ cùng lúc, bạn hãy ưu tiên những việc quan trọng và khẩn cấp. Điều này giúp bạn duy trì sự bền bỉ về mặt thể chất – tinh thần trong những ngày phải làm việc ở nhà. Ngoài ra, để tiện ghi nhớ, bạn có thể viết danh sách này vào sổ tay, giấy note hoặc các ứng dụng điện thoại hoặc bất cứ đâu bạn dễ dàng nhìn thấy và thực hiện.

Sắp xếp thời gian biểu làm việc. Hình: Sưu tầm

Đặc biệt, tuy giờ giấc làm việc tại nhà khá linh động, thoải mái nhưng bạn vẫn cần làm việc đủ 8 tiếng/ngày để đảm bảo tiến độ công việc. Điều này đòi hỏi bạn phải chủ động, trách nhiệm và tự giác hơn bao giờ hết. Nếu bạn không phải người thích làm việc từ 9 giờ đến 5 giờ, không sao, bạn có thể làm bất cứ lúc nào nhưng bạn cần phải dành ra thời gian rõ ràng để chỉ làm việc mà thôi.

8. Tủ hồ sơ

Làm việc tại nhà đạt hiệu quả cao cũng đòi hỏi bạn phải giữ không gian làm việc và giấy tờ được sắp xếp gọn gàng, đừng để thói quen bừa bộn giấy tờ trên bàn hay cất giữ qua loa khiến hiệu suất công việc bị ảnh hưởng. Một trong những cách tốt nhất đó là hãy sắm cho mình một chiếc tủ đựng hồ sơ, giấy tờ, và phải biết cách sử dụng chúng một cách thật khoa học, phân loại rõ ràng chức năng của từng ngăn để không mất thời gian tìm kiếm.

Chuẩn bị tủ đựng hồ sơ, tài liệu tại nhà. Hình: Sưu tầm

9. Cây xanh, tranh trang trí

Cảm hứng trong công việc cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả của công việc. Vì vậy, ngoài những vật dụng, công cụ bắt buộc cần phải có khi làm việc tại nhà đã kể trên, bạn hãy khiến cuộc sống tươi mới khi ngồi làm việc tại nhà bắt cách bày biện thêm các tranh ảnh treo trên tường. Ngay cả khi không gian làm việc của bạn có nhỏ bé đi chăng nữa thì bạn vẫn sẽ được truyền cảm hứng và động lực từ những bức tranh ảnh. Bạn có thể treo lên những bức ảnh kỉ niệm, giấy khen, hình ảnh người mà bạn ngưỡng mộ, ảnh phong cảnh nhẹ nhàng, một câu chữ đơn giản hay một câu châm ngôn mà bạn yêu thích. Điều này sẽ là giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả trong tâm thế được truyền cảm hứng, được kích thích khả năng sáng tạo.

Sử dụng cây xanh và tranh ảnh để trang trí không gian làm việc. Hình: Sưu tầm

Không chỉ tranh ảnh, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng con người có năng suất cao hơn 15% khi nơi làm việc của họ có một vài cây xanh. Cây có thể giúp bạn thư thái về mặt tâm lý và thúc đẩy cảm giác hạnh phúc, thoải mái. Điều này sẽ mang lại hiệu suất làm việc tốt hơn. Những loại cây xanh trong nhà còn có tác dụng lọc bụi, hút bức xạ từ các thiết bị điện tử, nên rất phù hợp cho không gian làm việc tại nhà. Hãy cân nhắc đặt một chậu cây nhỏ trên bàn làm việc ngay cạnh laptop để giúp không gian thêm tươi mát và phần nào bảo vệ sức khỏe cho bạn nhé.

Trên đây là tất tần tật những điều bạn cần chuẩn bị để bắt đầu làm việc tại nhà. Mong rừng bạn có những trải nghiệm làm việc tại nhà với hiệu suất làm việc được tốt nhất trong thời gian tới.