Giải pháp tối ưu hoá chi phí trong doanh nghiệp hiệu quả

Tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp là một trong những việc làm cần thiết giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán kinh tế. Tối ưu hóa chi phí không những giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc vận hành mà còn tối đa hóa được lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Đặc biệt trước tình hình khủng hoảng kinh tế nặng nề do dịch Covid – 19 gây ra thì tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp là việc làm thiết thực và được ưu tiên hàng đầu.

1. Chi phí doanh nghiệp là gì? Các khoản chi phí của doanh nghiệp

Chi phí doanh nghiệp là toàn bộ tất cả các loại chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và quản lý của một doanh nghiệp. Cũng có thể hiểu một cách đơn giản đây chính là số tiền mà doanh nghiệp phải bỏ ra để chi trả cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh nhằm tạo ra lợi nhuận và doanh thu.

Giải quyết bài toán chi phí cho doanh nghiệp

Ngày nay, bất kỳ một doanh nghiệp nào khi hoạt động đều bao gồm rất nhiều loại chi phí khác nhau. Đó có thể là chi phí mà chúng ta thấy được trực tiếp như chi phí về nhân sự, sản xuất, kinh doanh hay cũng có thể là những chi phí ẩn không rõ ràng phát sinh khi doanh nghiệp hoạt động. Dưới đây là một số khoản chi phí điển hình của doanh nghiệp:

Chi phí về nhân sự

Chi phí nhân sự bao gồm những yếu tố liên quan trực tiếp đến nhân sự của doanh nghiệp như:

• Lương: là chi phí dễ nhìn thấy và là cơ sở để nhân viên có thể mang ra so sánh và đánh giá với các công ty khác
• Chế độ phúc lợi: là những chế độ trợ cấp dành cho đời sống tinh thần của nhân viên như sinh nhật, ma chay, việc hiếu, việc hỷ,…
• Bảo hiểm: bao gồm tất cả các khoản liên quan đến BHYT, BHXH, BHTN
• Phụ cấp: tùy từng doanh nghiệp có những phụ cấp riêng cho nhân viên như phụ cấp xăng xe, phụ cấp ăn uống, phụ cấp độc hại,..
• Ngoài ra thì còn có chi phí đào tạo nhân viên, chi phí khám sức khỏe định kỳ hay chi phí thưởng cho nhân viên…

Chi phí về nhân sự chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp  

Chi phí công tác

Là khoản mà doanh nghiệp chi trả cho người đi công tác, bao gồm chi phí đi lại, phụ cấp ăn ở, thuê phòng nghỉ ngơi, chi phí sử dụng điện thoại hay cước hành lý nếu mang theo tài liệu làm việc…

Chi phí phát sinh của doanh nghiệp

Chi phí phát sinh là những chi phí nhất định phải bỏ ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp để phục vụ cho một công việc nào đó sau khi đã có những chi phí được xác định trước đó.

Chi phí khác của doanh nghiệp

Chi phí khác của doanh nghiệp như: du lịch hàng năm, tổ chức hội nghị, họp hành, tiếp đón khách hay chi phí cho thai sản,…

Doanh nghiệp có rất nhiều khoản chi phí khác phải chi trả

2. Ý nghĩa của chi phí doanh nghiệp

Chi phí doanh nghiệp thể hiện giá trị của nguồn lực được sử dụng trong các hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua đó giúp đánh giá doanh nghiệp có đang hoạt động hiệu quả hay không, doanh nghiệp có đạt được mục tiêu về lợi nhuận và doanh thu không. 

Chi phí doanh nghiệp giúp đánh giá doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hay không

Đặc biệt trong bối cảnh hiện nay, khi những thách thức đến từ khủng hoảng kinh tế buộc các doanh nghiệp phải nhìn lại và tối ưu hóa trong mọi hoạt động. Chính vì vậy, chi phí doanh nghiệp là yếu tố vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp mà có quá nhiều chi phí ẩn đồng nghĩa với việc sử dụng nguồn lực kém hiệu quả. Nếu không được phát hiện và tìm ra hướng xử lý kịp thời sẽ trở thành gánh nặng khiến doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp sụt giảm nghiêm trọng.

3. Giải pháp nào giúp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp

Tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp là sự nỗ lực của doanh nghiệp để thúc đẩy giảm chi phí cho các hoạt động, đồng thời tối đa hóa kinh doanh. Mục tiêu của tối đa hóa chi phí nhằm đảm bảo thu được nhiều lợi nhuận nhất cho doanh nghiệp. Tuy nhiên việc tối ưu hóa chi phí này cần đảm bảo không ảnh hưởng đến chất lượng hay phạm vi cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Cần hiểu rõ rằng tối ưu hóa chi phí không có nghĩa là cắt giảm. Mà đây là tận dụng tối đa số tiền đó để nâng cao hiệu suất kinh doanh, hướng đến sự bền vững và lâu dài. Còn cắt giảm chi phí là hành động tức thời và giải quyết trong thời gian ngắn hạn.

Tối ưu hóa chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và dịch vụ

Một số giải pháp giúp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp được sử dụng phổ biến hiện nay như:

• Kiểm soát được các chi phí trong doanh nghiệp
• Xác định rõ ràng đâu là chi phí không cần thiết, không tạo ra giá trị gia tăng cũng như giá trị cạnh tranh cho doanh nghiệp
• Tối ưu hóa chi phí nhân sự
• Tối ưu hóa chi phí sản xuất
• Tối ưu hóa những quy trình, thủ tục rườm rà, thừa thãi
• Thường xuyên rà soát, nghiên cứu và chỉnh sửa các mục tiêu tối ưu hóa chi phí sao cho phù hợp với chi phí hiện tại của doanh nghiệp và các chiến lược kinh doanh.
• Sử dụng các mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận và doanh số để thúc đẩy sự liên kết với hoạt động quản lý chi phí theo hướng tăng trưởng bền vững.
• Xây dựng hệ thống báo cáo tài chính để nắm rõ các chi phí, từ đó có biện pháp giảm tải những chi phí không hợp lý.
• Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, đầu tư công nghệ vào các hoạt động kinh doanh

4. Gợi ý một số phần mềm quản lý chi phí phổ biến trong doanh nghiệp

Phần mềm quản lý chi phí công tác Vntrip TMS

Phần mềm quản lý công tác Vntrip TMS

Chi phí công tác luôn là khoản chi phí khó kiểm soát nhất trong doanh nghiệp, tiềm ẩn những lỗ hổng gian lận nếu nhân viên thiếu trung thực. Vì thế phần mềm quản lý công tác phí là không thể thiếu với các doanh nghiệp hoạt động trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh vực thương mại.

Vntrip TMS cung cấp nhiều giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của bạn bao gồm:

• Dễ dàng kiểm soát chi phí công tác của từng cá nhân, bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp.
• Hiện đại hóa quá trình quản lý công tác, thay thế cho những phương pháp quản lý truyền thống, tốn thời gian.
• Tiết kiệm chi phí nguồn nhân lực thông qua việc quản lý bằng phần mềm, thao tác nhanh chóng, đơn giản.
• Tối ưu dòng tiền cho doanh nghiệp, dễ dàng kiểm tra, đối soát và thanh toán công tác phí khi cần.
• Thao tác đặt lịch công tác tự động, cho phép nhân viên đi công tác chủ động lựa chọn hành trình tốt nhất.
• Minh bạch công tác phí, hạn chế lỗ hổng gian lận.

Đây là phần mềm sở hữu nhiều tính năng nổi bật như: thanh toán linh hoạt, deal giảm giá từ khách sạn, hệ thống quản trị rõ ràng, kiểm soát tốt chi phí, tối ưu dòng tiền, chăm sóc khách hàng 24/7,…

Với những lợi ích tuyệt vời phần mềm Vntrip TMS hiện đang có mặt tại nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam như: Vietnamobile, Panasonic, Fecon, Lotte,…

Phần mềm Viindoo EOS

Phần mềm quản lý chi phí Viindoo EOS

Viindoos EOS là phần mềm quản lý chi phí trực tuyến giúp doanh nghiệp theo dõi chi phí phát sinh hàng ngày một cách thuận tiện nhất. 

Trên cũng một hệ thống bạn có thể liệt kê chi tiết các chi phí cùng chứng từ đính kèm với nhiều định dạng khác nhau. Phần mềm này còn phân quyền theo chức năng nhiệm vụ của từng đối tượng. Nếu là nhân viên bạn có thể đề xuất, giải trình và theo dõi chi phí thanh toán cho chính mình. Nếu là quản lý, bạn có quyền theo dõi chi phí của nhân viên, được quyền phê duyệt hoặc từ chối khi có hồ sơ chi phí gửi tới bạn. Sau đó chuyển hồ sơ sang bộ phận  kế toán. Ngoài ra với tính năng bộ lọc tùy chỉnh cho phép bạn tổng hợp báo cáo chi phí theo nhu cầu một cách nhanh chóng và lưu trữ lại mẫu báo cáo. Giúp doanh nghiệp phân tích chi phí phát sinh và tính lợi nhuận. 

Phần mềm ERP

Phần mềm ERP là phương pháp để doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát nhất về mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp mình.  Luôn quản lý chặt chẽ từng công đoạn sản xuất đến quy trình giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và tăng lợi nhuận.  ERP giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn nhân lực, tạo ra một quy trình sản xuất kép, tiết kiệm thời gian và  tiết kiệm chi phí đầu tư cho doanh nghiệp.

Tích hợp mọi hệ thống trên phần mềm ERP

Phần mềm MISA AMIS

MISA AMIS là phần mềm được phát triển bởi công ty cổ phần MISA- một thương hiệu uy tín ở nước ta. Với nhiều tính năng ưu việt, người dùng có thể dễ dàng theo dõi các số liệu và báo cáo ngay trên điện thoại di động, sử dụng tốt trên mọi thiết bị ngay cả khi không có internet. Kết nối thông minh với phần mềm hóa đơn điện tử, dịch vụ kết nối ngân hàng , hệ thống kê khai và nộp thuế giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuận tiện hơn. Bên cạnh đó, việc tối ưu hóa quy trình hoạt động cũng giúp việc vận hành doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Không những kiểm soát chặt chẽ chi phí thực tế so với dự toán, MISA AMIS còn tối ưu hóa chi phí trong vận hành làm nâng cao năng suất và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Phần mềm MISA AMIS phù hợp với mọi quy mô của doanh nghiệp, nên đây là lựa chọn mà doanh nghiệp của bạn không nên bỏ qua.

MISA AMIS là phần mềm được phát triển bởi công ty cổ phần MISA 

Ngày nay, có nhiều giải pháp để tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp. Một doanh nghiệp quản lý tốt chi phí của mình thì chắc chắn sẽ giúp cho lợi nhuận tăng trưởng tốt, đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai. Hy vọng với những giải pháp trong bài viết sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu tốt các chi phí không cần thiết, nâng tầm lợi nhuận để ngày càng phát triển lớn mạnh hơn nữa.