EMS – “Trợ lý tài chính AI” giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí & tăng tốc vận hành

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, doanh nghiệp không chỉ cần bán hàng tốt mà còn phải quản lý chi tiêu chính xác – minh bạch – tiết kiệm. Những sai sót nhỏ trong nhập liệu, thất lạc hóa đơn hay quy trình phê duyệt thủ công kéo dài có thể khiến chi phí đội lên hàng chục, hàng trăm triệu mỗi năm. Đây là lý do hệ thống EMS (Expense Management System) – nền tảng quản trị chi phí thông minh trong Vntrip TMS, ra đời như một trợ lý tài chính AI giúp doanh nghiệp kiểm soát từng đồng ngân sách một cách khoa học.

Với khả năng tự động thu thập – xử lý – đối soát hóa đơn và báo cáo chi tiêu theo thời gian thực, EMS giúp doanh nghiệp cắt giảm tối đa thời gian nhập liệu thủ công, loại bỏ thất thoát, rút ngắn quy trình quyết toán từ hàng tuần xuống chỉ còn vài phút.

EMS là gì? – Nền tảng quản trị chi phí thông minh cho doanh nghiệp

EMS (Expense Management System) là hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp quản lý chi phí – hóa đơn – thanh toán – báo cáo trong một giao diện duy nhất. Thay vì kế toán phải rà từng file, tải từng hóa đơn, nhập từng con số lên Excel, EMS thực hiện tất cả hoàn toàn tự động nhờ công nghệ AI.

Chỉ cần vài cú nhấp, doanh nghiệp có thể:

1. Thu thập & lưu hóa đơn tự động từ email
2. Quét & số hóa hóa đơn giấy bằng OCR AI
3. Đối soát sai sót tức thì bằng hệ thống AI Validation
4. Thiết lập luồng phê duyệt online – không cần ký giấy
5. Thanh toán chi phí qua thẻ nội bộ/credit, hạn chế dùng tiền mặt
6. Báo cáo chi phí theo thời gian thực, phân tách từng bộ phận

EMS không chỉ thay thế sổ sách truyền thống, mà còn nâng cấp toàn bộ hệ thống quản trị chi tiêu, giúp doanh nghiệp tăng minh bạch và ra quyết định nhanh hơn.

Bộ công nghệ AI vận hành EMS – Tự động hóa từ A → Z

Để xử lý hàng ngàn giao dịch mỗi ngày, EMS sử dụng loạt công nghệ trí tuệ nhân tạo hiện đại:

AI Email Bot – Thu thập hóa đơn tự động

Hệ thống tự động đọc & tải hóa đơn đính kèm trong email mà không cần kiểm tra thủ công. Không sót hóa đơn, không trễ deadline quyết toán.

AI OCR – Nhận diện hóa đơn từ ảnh cực nhanh

Chụp hóa đơn bằng điện thoại → EMS tự đọc nội dung: tên NCC, hạng mục, VAT, số tiền… chỉ trong vài giây.
Scan file PDF cũng nhận diện chính xác đến từng ký tự.

AI Validation Bot – Phát hiện sai – trùng – bất thường

Hệ thống tự đối chiếu dữ liệu, cảnh báo ngay nếu hóa đơn:

• Trùng số
• Sai thông tin
• Không hợp lệ theo quy định kế toán

Gửi – Phê duyệt – Thanh toán trong một luồng

Không còn ký nháy bằng giấy! EMS cho phép phê duyệt đa cấp, thông báo tự động và thanh toán bằng thẻ nội bộ hoặc credit, hạn chế ứng tiền mặt.

Báo cáo minh bạch theo thời gian thực

Dữ liệu hiển thị trực tiếp theo biểu đồ: theo phòng ban, dự án, cá nhân, giai đoạn. Nhà quản trị chỉ cần mở dashboard là biết ngay dòng tiền đang đi đâu.

EMS phù hợp nhất với ai?

EMS là công cụ sinh ra dành cho doanh nghiệp muốn tăng tốc chuyển đổi số và giảm chi phí vận hành:

Với EMS, doanh nghiệp càng phát sinh nhiều chi phí – hệ thống càng thông minh khi học và xử lý tốt hơn.

Kết luận – Càng tự động hóa, doanh nghiệp càng tiết kiệm

EMS không chỉ là phần mềm quản lý chi phí, mà là trợ lý tài chính AI toàn diện giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền chặt chẽ, ra quyết định nhanh và giảm sai sót gần như bằng 0. Chỉ cần áp dụng đúng công cụ, doanh nghiệp có thể tiết kiệm hàng trăm giờ xử lý thủ công mỗi tháng – chuyển nguồn lực sang những việc tạo giá trị cao hơn.

Đăng ký DEMO trải nghiệm thực tế: 0963 266 688
Xem chi tiết: vntrip.vn/tms