Đặt dịch vụ dễ dàng – Phê duyệt nhanh chóng: Tính năng nổi bật giúp TMS ghi điểm với doanh nghiệp hiện đại

Trong môi trường doanh nghiệp năng động và tốc độ như hiện nay, thời gian là yếu tố vô cùng quan trọng. Một trong những vấn đề khiến nhiều bộ phận hành chính – nhân sự cảm thấy áp lực chính là việc phải xử lý hàng loạt yêu cầu đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón cho các chuyến công tác… mà mỗi thao tác lại phải qua nhiều bước trung gian, nhiều nền tảng khác nhau, và thường xuyên bị gián đoạn do chờ phê duyệt.

Tuy nhiên, với TMS (Travel Management System) – hệ thống quản lý công tác do Vntrip phát triển, mọi việc trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Một trong những tính năng nổi bật khiến TMS được ưa chuộng bởi hơn 1.500 doanh nghiệp chính là:

1. Nỗi ám ảnh mang tên “chờ đợi” trong quy trình công tác

Đặt vé qua đại lý truyền thống? Bạn phải:

• Gửi yêu cầu → Đợi báo giá → Duyệt giá → Xác nhận đặt vé → Đợi hóa đơn → Gửi lại để phê duyệt.

• Trung bình mất 2–3 ngày, đôi khi lâu hơn nếu người phê duyệt đi vắng hoặc bận việc.

Quy trình tưởng chừng đơn giản, nhưng thực tế lại tiêu tốn rất nhiều thời gian, nhân lực, khiến các bộ phận mất đi tính chủ động và phản ứng chậm với thay đổi lịch trình.

2. TMS mang đến trải nghiệm “tất cả trong một” – chỉ mất vài phút để hoàn tất

Với TMS, toàn bộ quy trình từ tìm kiếm dịch vụ đến phê duyệt và đặt vé được tích hợp trên cùng một nền tảng duy nhất, không cần nhảy qua nhiều hệ thống hay gửi email qua lại thủ công.

✳️ Giao diện trực quan – dễ sử dụng

Dù bạn là nhân viên hành chính, quản lý hay kế toán – chỉ cần vài thao tác trên Web/App, bạn có thể:

• Tìm kiếm vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón với giá tốt nhất theo thời gian thực.

• So sánh lựa chọn theo chi phí, hãng, vị trí khách sạn, lịch trình linh hoạt.

• Chọn xong là gửi yêu cầu phê duyệt ngay trong hệ thống.

✳️ Phê duyệt nhanh chóng – không bị gián đoạn

Người duyệt (quản lý, giám đốc…) sẽ nhận được thông báo qua email hoặc app. Chỉ với 1 cú click, họ có thể:

• Duyệt hoặc từ chối yêu cầu ngay lập tức

• Ghi chú, yêu cầu chỉnh sửa nếu cần

• Không cần in ấn, ký tá, gửi lại thủ công

⏱ Thời gian phê duyệt trung bình giảm từ 1–2 ngày xuống còn vài phút.

3. Tính năng phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp

TMS không chỉ dành cho các công ty lớn. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) cũng có thể:

• Thiết lập quy trình phê duyệt theo cấp bậc: nhân viên → trưởng phòng → giám đốc

• Tùy chỉnh theo bộ phận hoặc loại công tác: ví dụ chuyến đi nội tỉnh có thể cho phép tự đặt không cần duyệt, còn công tác nước ngoài phải duyệt qua 2 cấp

Tất cả được cấu hình ngay trong hệ thống – dễ dùng, không cần hiểu biết kỹ thuật.

4. Không còn rắc rối khi thay đổi, hủy, hoặc phát sinh

Một trong những khó khăn khi đặt qua đại lý là mỗi lần thay đổi lịch bay hay khách sạn, người dùng phải gọi điện, email, đợi xử lý. Với TMS:

• Người dùng chủ động tra cứu – thay đổi – hủy dịch vụ trong giới hạn cho phép.

• Lịch sử thay đổi được ghi nhận minh bạch, có log phê duyệt rõ ràng.

• Hệ thống gợi ý lựa chọn tương đương để không làm gián đoạn lịch trình.

5. Doanh nghiệp được lợi gì từ tính năng này?

💼 Đối với bộ phận hành chính – nhân sự:

• Giảm đáng kể khối lượng công việc

• Không còn email qua lại để xin phê duyệt

• Chủ động trong từng thao tác, linh hoạt khi thay đổi

📊 Đối với phòng kế toán – tài chính:

• Tất cả đơn hàng, hóa đơn đều lưu trên một hệ thống

• Biết rõ ai đã phê duyệt, ngày giờ nào, chi tiết chi phí từng hạng mục

• Đối soát đơn giản, xuất báo cáo chỉ trong 1 click

🧑‍💼 Đối với lãnh đạo, quản lý:

• Kiểm soát ngân sách ngay từ bước duyệt

• Tránh sai sót, phát sinh chi phí không cần thiết

• Theo dõi tổng quan hoạt động công tác của toàn bộ doanh nghiệp

6. Trải nghiệm thực tế từ người dùng TMS

“Trước đây mỗi lần sếp đi công tác là mình phải chờ nửa ngày chỉ để xin ký duyệt vé. Giờ thì mình đặt trên TMS, gửi yêu cầu duyệt, sếp duyệt qua app chỉ trong 2 phút. Rảnh tay mà vẫn đảm bảo đúng quy trình.”
– Chị Hà, Nhân viên Hành chính tại công ty thương mại điện tử

“Cái mình thích nhất là có thể phân quyền, thiết lập quy trình phê duyệt riêng cho từng bộ phận. Dù công ty mình hơn 200 nhân sự nhưng không bị rối vì mọi thứ rất rõ ràng.”
– Anh Dũng, Giám đốc điều hành công ty logistics

7. Kết luận

Trong kỷ nguyên số hóa, việc tối ưu quy trình là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tăng tốc và cạnh tranh hiệu quả. Tính năng “Đặt dịch vụ dễ dàng – Phê duyệt nhanh chóng” không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, mà còn mang lại sự minh bạch, chuyên nghiệp và chủ động cho toàn bộ quy trình công tác.

🔗 Tìm hiểu thêm và trải nghiệm hệ thống TMS tại: https://www.vntrip.vn